Pasada la primera etapa de creación de una empresa, en la que las ideas se transforman en realidad, llega un periodo de gestión diaria. Hay que tomar decisiones y conseguir mantener el equilibrio de nuestro modelo de negocio.
Pero ¿de qué depende que acertemos a la hora de tomar decisiones? Está claro que no podemos controlar algunos factores (competencia, regulaciones…), pero sí podemos asegurarnos de que disponemos de una información económica fiable, completa y a tiempo. Y eso es lo que una Gestión Económica Inteligente nos facilita.
Realizar un cierre contable mensual es una de las 8 buenas prácticas de la Gestión Económica Inteligente. Vamos a verlo con más detalle.
¿Qué es el cierre contable mensual?
Lo primero, y para relajarnos un poco, puntualizar que realizar el cierre es una práctica sencilla y al alcance de todas las empresas, solamente requiere de un cierto orden. Adoptar este hábito nos permitirá saber exactamente el resultado de las operaciones de cada mes y tomar decisiones en consecuencia.
Durante el proceso de cierre se recogen todas las operaciones del mes: ventas, nóminas, amortizaciones… Y se realiza un proceso de contabilidad que permite saber el resultado del periodo.
La información de cierre da seguridad y control a la dirección de la empresa. Nos ofrece la mejor base para tomar decisiones y acertar. Además, como efecto secundario, nos da confianza en que los registros contables están al día. Es habitual encontrar empresas con retrasos de meses en su contabilidad.
Sin embargo, no basta con llevar la contabilidad al día, también es necesario poder extraer información para conocer a fondo el resultado de nuestra actividad.
¿Qué ventajas tiene realizar un cierre contable mensual?
Igual que para entender una canción lees una partitura, para entender un negocio necesitamos leer nuestros números.
El cierre contable es un instrumento que nos permite conocer más profundamente la evolución y el estado de nuestra empresa. Sabemos que, en algunas ocasiones, la contabilidad del negocio se realiza solo parcialmente o para cumplir con las responsabilidades de los impuestos. ¡Una auténtica lástima! Porque si de verdad queremos conocer el estado de nuestro negocio y enfocarlo al crecimiento es importante analizar cómo generamos rentabilidad y así poder plasmar la evolución económica deseada a través de un presupuesto o un plan financiero.
Este proceso, que resulta fácil de implementar, nos ayudará a anticiparnos y a manejar una posible evolución negativa, en el caso de que se produzca.
¿Y qué hago cuando lo tengo?
Entonces llega el momento de analizarlo, de fijarnos en los datos y preguntarnos sobre ellos. Al principio puede resultar una tarea difícil o confusa, sobre todo si no estamos familiarizados con los conceptos técnicos del mundo financiero. Pero con el tiempo, y a través de la constancia, iremos entendiendo los números y sacando conclusiones importantes para el futuro de nuestro negocio.
Un consejo es empezar a analizar la cuenta de resultados por el final. Primero vemos el resultado, es decir, si hay beneficios o pérdidas. Y después subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, los gastos y las desviaciones.
También puede resultar muy útil utilizar un presupuesto para comparar cifras. Un resultado que, a primera vista, podría ser bueno, al compararlo con el presupuesto planeado puede ser muy inferior a lo esperado. A través de este ejercicio podemos analizar qué es lo que ha sucedido y ponernos en marcha para modificarlo. ¡Adiós sorpresas tardías que te impidan rectificar! No nos olvidemos que nuestro objetivo es poder tomar las mejores decisiones a tiempo gracias a disponer de una información completa.
Algunas dudas frecuentes
Mi empresa es muy pequeña, ¿vale la pena tener un cierre contable mensual?
Es habitual pensar que el cierre mensual solo es necesario para medianas o grandes empresas, pero la realidad es que puede beneficiar mucho más a los negocios pequeños. Una pequeña empresa es mucho más frágil, y la distancia entre el éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones (contratar una persona más o menos, comprar tal o cual cantidad…). De ahí que sea vital controlar muy bien los números para evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la tesorería. Es clave seguir de cerca la evolución.
¿Cómo consigo realizar el cierre cada mes?
Lo más importante es una buena planificación. Para ello utilizaremos el check list de cierre, una lista de comprobación de tareas que nos permitirá tener toda la información necesaria a tiempo para realizar el cierre mensual.
Es importante explicar a todo el equipo la importancia del cierre contable, y que todo el mundo se involucre en el proceso. Esto es más fácil con la ayuda del check list, una herramienta muy básica y con unos resultados sorprendentes.
Argelia Garcia, CEO de ToGrowfy
Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente