Para pasar de una administración no organizada a una capaz de entregar un cierre mensual completo de forma fiable y a tiempo siempre utilizamos un instrumento simple pero muy efectivo: el check list de cierre.
Aunque a priori pueda parecerte increíble, preparar una lista ordenada de tareas y escribir al lado el nombre del responsable tiene unos efectos positivos espectaculares.
¿Qué es el check list de cierre?
Como su nombre indica, es una lista de todas las tareas que componen el cierre mensual. En esta lista indicamos la fecha en la que esperamos tenerlas acabadas y el nombre de la persona que va a realizarlas.
Poner fecha y nombre a las tareas tiene un efecto mágico para que las cosas pasen. Podemos añadir un campo de comentarios si queremos recoger incidencias o propuestas de mejora para próximos cierres.
El check list de cierre que usamos habitualmente tiene una cabecera del siguiente tipo:
¿Cómo se pone en marcha un check list de cierre?
Es importante que las personas que participan se sienten con el responsable de la administración (contable, gerente, director financiero externo) y consensúen el calendario. Es clave que este trabajo sea participativo, ya que la imposición de fechas irrealizables no suele conducir a buenos resultados.
Hay que tener presente que es un documento dinámico, y que una vez planteado permanece abierto a nuevas tareas, cambios y mejoras que se incluirán cada mes en la revisión previa a cada cierre mensual.
¿Qué tareas incluye?
Las principales tareas que deberíamos incluir son: cierre y contabilización de la facturación propia, recepción y contabilización de facturas de compras y servicios, realizar asientos de nóminas, seguridad social, impuestos, amortizaciones, previsiones de gastos y, en general, asegurarnos de asentar todos los hechos con impacto económico del periodo.
Es muy importante también incluir un tiempo para revisar el resultado obtenido. En contabilidad es básico. Una vez acabada la fase de registro, realizar comprobaciones de cuadre y razonabilidad, como asegurarse de que los saldos bancarios coinciden con los extractos, y que las cifras siguen la tendencia del negocio. Cualquier importe chocante debe ser revisado antes de entregar a dirección para asegurar la fiabilidad de la información.
¿Es fácil implantar el check list de cierre?
Nuestra experiencia nos dice que al principio todo son resistencias, el equipo contable asegura que es imposible cerrar en 3, 7 o 10 días. No importa qué día digamos, ya que la imposibilidad es absoluta. Lo mejor es convenir un día que no sea muy estresante. Aunque creemos que la primera semana de mes es suficiente, lo ideal es el tercer día laborable, pero podemos empezar consensuando fechas como el 15 o el 20 al inicio.
Es clave preparar la lista de tareas detalladas con el equipo y recoger todos los comentarios. Seguro que hay problemas no resueltos…
Algunos pueden ser del tipo de que la facturación la cierran en comercial muy tarde y que no hay forma de avanzar, los gastos de viaje nos llegan mal, las empresas de transporte no envían las facturas a tiempo, etc. Es una excelente ocasión para poner orden en el flujo de documentación y tomar medidas para solucionar aspectos de funcionamiento que generan atascos.
Hay que hablar con los diferentes responsables y encontrar soluciones. Ten en cuenta que dar soporte a administración para facilitar la circulación de información económica tiene beneficios inmediatos en la gestión global de la empresa.
Al cabo de poco tiempo el equipo que trabaja alrededor del check list suele convertirlo en su documento más importante, ve las ventajas de ordenar las tareas, de poder explicar y poner en valor su trabajo. A continuación, aprecian cómo tener la contabilidad al día mejora la gestión de tesorería y, en general, todo el suministro de información a dirección, compañeros, bancos, impuestos. Y en ese momento se vuelven los mejores defensores del check list de cierre.
¿En tu empresa dispones de check list de cierre? ¿Has intentado implantarlo? ¿Necesitas ayuda?
Argelia Garcia
CEO de ToGrowfy