Margen de costes

 

Para que nuestros proyectos tengan éxito es vital pensarlos bien antes de empezar. Se trata de poner en papel, o mejor en una hoja de cálculo, qué pensamos hacer, ordenarlo sistemáticamente y extraer información que nos permita decidir si es viable. 

Algo viable es algo posible, algo que puede hacerse básicamente porque tenemos suficientes recursos para llevarlo a la práctica.

En este post veremos por qué es tan importante contar con un plan de viabilidad y compartiremos contigo las claves para llevarlo a cabo. ¿Quieres saber si tu proyecto es viable? ¡Te explicamos cómo!

 

¿Por qué necesitamos hacer un plan de viabilidad?

 

  1. Para NOSOTROS, para saber si lo que queremos hacer tiene sentido y es posible, para tener una idea aproximada de “dónde nos estamos metiendo”.  Es importante saberlo, dado que muchas veces nos enamoramos de una idea y, al trabajarla en detalle, nos damos cuenta de lo que implica en recursos, no sólo económicos, sino de dedicación y tiempo.
  2. Para nuestros socios. Las personas que apuestan con nosotros necesitan saber también dónde queremos ir y conocer el proceso.
  3. Para inversores públicos, privados, bancos, administraciones. Porque una vez decidamos arrancar, para conseguir financiación tendremos que explicar la idea mil veces. Cuanto mejor la conozcamos, mejor lo haremos.

El plan de viabilidad se hace así imprescindible para saber y para convencer. No es solo para nosotros, es mucho más. Es el documento que acredita que nuestro proyecto tiene futuro, y nos hace atractivos al explicar nuestra idea ante inversores, bancos y administraciones.

 

¿Cómo elaboramos el plan de viabilidad?

 

La Lista

Para determinar los gastos y las inversiones precisas del proyecto, y conocer en detalle su desarrollo, es necesaria una lista cuantificada de las cosas que hay que hacer. No es necesario ser un experto en contabilidad para hacer este trabajo. En cambio, sí que es imprescindible contar con la persona que tiene el proyecto en su cabeza y completarlo con información real, con datos fiables que nos den seguridad a la hora de presentarlo. Cada paso necesario tiene que valorarse como gasto o inversión y concretar su forma de pago.

 

La rentabilidad. ¿Se ganará dinero?

A partir de ‘La Lista’ se preparan las cuentas de pérdidas y ganancias a 3 – 5 años. Para ello hay que calcular ingresos y gastos esperados. Es un proceso similar al que hacemos para hacer el presupuesto anual, pero con mayor proyección en el tiempo. Eso nos permitirá tener una guía a la hora de orientar nuestras decisiones iniciales: será nuestro punto de apoyo.

En la elaboración de un presupuesto de empresa en funcionamiento recomendamos empezar calculando en detalle los ingresos. En el caso del análisis de viabilidad de un proyecto es más realista empezar por los gastos e inversiones.

Partiendo de la lista que se ha elaborado suele ser habitual preparar un detalle mensual de los gastos a realizar para las primeras etapas, y para los siguientes periodos seguir con estimaciones anuales.

Si partes de un proyecto en marcha, empezarás a partir de tu último cierre mensual. Si estás en mayo, tomarás el cierre de abril y añadirás tu presupuesto hasta fin de año, o mejor tu forecast si lo tienes. A partir de ahí añadimos años enteros. Si estás a final de ejercicio, por ejemplo en noviembre, lo más recomendable es aprovechar e incluir el presupuesto del siguiente año.

Trabajar con detalle te permite reflexionar sobre tus flujos de trabajo, las diferentes actividades involucradas y sus costes e ingresos. Te ayuda a introducir mejoras en los cálculos porque visualizas el futuro. Y lo mejor, te hace imbatible defendiendo cada número ante cualquiera.

Las inversiones, aquellas compras de bienes que no son para la venta sino para colaborar en el proceso productivo y está pensado que permanezcan más de un año en la empresa, se convierten en gasto normalmente a través de la amortización contable, que hay que tener en cuenta al realizar las cuentas de resultados previsionales.

Una vez recogidos todos los gastos en la cuenta de pérdidas y ganancias, convenientemente situados en el tiempo, será mucho más claro ver cuándo podemos empezar a generar ingresos. Es el momento de hacer una estimación realista de las ventas posibles: ¿A quién se venderá? ¿A qué precio? ¿Qué artículos o servicios?

En este ejercicio detallado es posible que aparezcan más gastos o inversiones no previstas, o que haga que nos decidamos a iniciar el proceso con un número limitado de referencias. Suele ser recomendable incluir una cifra de imprevistos entre el 15% y el 20% de los gastos totales.

 

Financiación necesaria. ¿Cuánto necesito?

La cifra necesaria para invertir nos la dará el presupuesto de tesorería. Este presupuesto lo preparamos en base a las cuentas de pérdidas y ganancias y al plan de inversiones, convirtiendo los ítems en cobros y pagos. Al hacerlo, rápidamente aparecerá la tesorería que necesitamos para nuestro proyecto.

En este punto también hay que valorar que todos los pasos estén encadenados, que el proceso planteado tiene sentido y que para pasar a la siguiente etapa contamos con el paso anterior. Esto es especialmente vital en proyectos que requieren reconocimientos legales o administrativos. Si no hemos seguido los pasos correctamente el proceso puede fracasar por cualquier retraso. 

Si el proyecto tiene una fuerte dependencia de este tipo de encadenamiento es bueno preparar un cronograma con hitos claros que nos ayude a prever decisiones que tendremos que tomar.

 

La relación entre la realidad y el plan de viabilidad

Ningún plan de viabilidad se cumple al 100%. Y en ocasiones, además, se prepara a conciencia para después olvidarlo en una carpeta histórica del servidor. Pero no es así como debemos funcionar.

Nuestra propuesta es dedicar un tiempo razonable al análisis de viabilidad para que nos sirva de guía durante todo el desarrollo del proyecto. Quizá no haya que dedicar tanto tiempo a cálculos detallados de cada partida, y sí a hacer un seguimiento periódico de la evolución para poder ajustar lo que sea necesario. 

La forma ideal de hacerlo es incorporando el plan de viabilidad a nuestro presupuesto anual. 

La gestión por hitos nos permitirá evaluar el grado de satisfacción en la ejecución, corregir las soluciones que no estén funcionando y, si es necesario, interrumpirlo para evitar pérdidas insostenibles. Tener claro dónde estamos, con qué contamos y qué necesitamos es vital para controlar los futuros pasos de nuestra organización.

Pero… ¿qué son los hitos? Son puntos claves que nos ayudan a ver si el proyecto avanza correctamente. Supongamos que fijamos los siguientes:

  • Mes 0: inversión inicial
  • Mes 6: primeros ingresos
  • Mes 18:  punto muerto
  • Mes 24: segunda inversión

En cada momento se revisa el cumplimiento de las previsiones. Así, si en los primeros seis meses no se registran ingresos, o no se llega al punto muerto en 18 meses, los cálculos tienen que ser revisados y, lo más importante, hay que tomar decisiones en consecuencia. Repensar, reenfocar, buscar ayuda, y si nada de ello nos es útil, quizá sea el momento de dejar el proyecto sin provocar más pérdidas.

Ser empresario supone asumir riesgos, hacerlo con éxito implica controlar y limitar esos riesgos. Y el plan de viabilidad es un instrumento excelente para conseguirlo. Por este motivo insistimos en saber qué pasa a nuestro alrededor, para ser conscientes de los detalles y poder asumir el control en los momentos necesarios. 

 

¿Tienes dudas sobre el plan de viabilidad? ¿Has intentado ponerlo en marcha? Si tienes cualquier consulta, pregunta, o quieres saber más sobre cómo llevarlo a cabo de forma correcta, contacta con el equipo de Togrowfy y nos ponemos en marcha. 

También te animamos a leer el libro “Tres preguntas para una Gestión Económica Inteligente” de Argelia Garcia.

 

El equipo de comunicación de ToGrowfy.

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente.